Tentang HRIS SPPG
SPPG Grinting 2
HRIS SPPG v2.16.0
Human Resource Information System SPPG Grinting 2: presensi, jadwal & shift, insentif, ID Card, laporan, dan buku tamu.
Riwayat versi
v2.16.0 — Surat Kepala SPPG versi sekarang
06 November 2026
- Menu baru Surat Kepala SPPG: tulis surat, lihat contohnya, lalu kirim langsung atau jadwalkan ke semua relawan, per status, per divisi, atau orang tertentu.
- Kolom Sapaan di data relawan. Isinya menggantikan {sapaan} atau Pak/Bu [Nama] pada surat; bila kosong dipakai Pak/Bu + nama depan.
- Relawan dikabari lewat WhatsApp dengan tautan pribadi yang membuka surat tanpa login dan tanpa aplikasi, berlaku 30 hari. Isi surat tidak ikut terkirim di WhatsApp maupun notifikasi. Surat untuk satu orang wajib login.
- Kotak Surat di aplikasi relawan, dan surat bisa dibalas. Balasan hanya dibaca Kepala SPPG, yang bisa menanggapinya.
- Kepala SPPG bisa melihat siapa yang sudah membaca, membalas, belum membaca, dan tidak bisa dihubungi, serta mengirim pengingat lewat tombol.
v2.15.3 — Laporan pembayaran mengikuti template ERP
06 November 2026
- Kolom laporan kini sama dengan template Daftar Nominatif ERP, termasuk Jumlah Diterima. Peran memakai nama daftar BGN (Head Chef → Juru Masak, Asisten Lapangan → Asisten Lapangan/Aslap), dan tanda Pengganti tidak lagi ditulis.
- Relawan dengan tarif campur memakai besaran rata-rata, sehingga Jumlah Diterima sama dengan yang dibayar; tarif aslinya tertulis di Keterangan.
- Tanggal Bayar kini berupa tanggal asli. Metode dan tanggal dikosongkan bila belum dibayar.
v2.15.2 — Laporan pembayaran satu baris per relawan
05 November 2026
- Laporan pembayaran: tiap relawan kini hanya satu baris dengan peran utamanya, sehingga tidak ada lagi nama ganda. Jabatan staf (mis. Head Chef) tidak lagi ditulis.
- Kolom Keterangan mencatat Koordinator, tugas di divisi lain, dan "Jaga Piket Keamanan" beserta jumlah harinya, dan tarifnya bila berbeda dari besaran harian.
v2.15.1 — Unduh laporan pembayaran
05 November 2026
- Insentif & Pembayaran → detail periode: unduhan baru "Laporan" (Excel) berisi Nama relawan, Peran / divisi, Hari kerja, Besaran harian (Rp), Metode bayar, dan Tanggal bayar, plus total hari kerja.
- Saat menandai dibayar (per relawan atau semua) kini dipilih metodenya: Transfer atau Tunai.
- Laporan: status Koordinator tidak lagi ditulis di Peran; Jaga Libur digabung ke divisi Keamanan; kolom Keterangan baru menandai "Koordinator" dan "Jaga Libur" (dengan jumlah hari bila hanya sebagian).
v2.15.0 — Hubungan & keterangan relawan
04 November 2026
- Halaman detail relawan punya bagian Hubungan & keterangan: catat Satu KK, suami/istri, orang tua–anak, saudara, kerabat, atau penerus posisi — cukup sekali, tampil di kedua relawan, lengkap dengan catatan. Semua tercatat di Audit Log.
- Tambah relawan: isian "Menggantikan relawan tetap yang keluar". Status otomatis Relawan Tetap, divisi diusulkan dari penempatan terakhir relawan yang keluar (ikut slot giliran bila sama), dan hubungan penerus langsung tercatat.
- Relawan keluar tanpa penerus diberi tanda "Belum ada penerus". Bila penerusnya Relawan Pengganti, ditawarkan (tidak otomatis) ubah status menjadi Relawan Tetap.
- Daftar Relawan: chip hubungan di kartu & tabel, filter Hubungan (punya keluarga di SPPG, meneruskan posisi, keluar tanpa penerus), dan kolom Hubungan & keterangan di Kelengkapan & Unduh.
v2.14.2 — Peserta rapat bisa ditambah setelah rapat dimulai
03 November 2026
- Rapat yang dicatat belakangan (sudah berjalan, belum ditutup): relawan / staf masih bisa ditambahkan sebagai peserta dan langsung dicatat hadir — pilih Hadir tepat waktu atau terlambat serta jam datang. Tidak ada undangan yang dikirim; tercatat di Audit Log.
- Daftar rapat: saat kursor diarahkan ke rapat, baris disorot dengan latar lembut dan garis biru di kiri (tanpa garis bawah).
v2.14.1 — Jaga Libur ikut batal saat libur dihapus
03 November 2026
- Bila hari libur dibatalkan / dijadikan masuk (Jadwal Hari Kerja) atau hari operasional diubah, jadwal Jaga Libur di tanggal itu dibatalkan otomatis dan petugasnya diberi tahu. Sisa jadwal lama dibereskan otomatis oleh cron.
- Petugas Jaga Libur yang sudah check-in tidak dihapus diam-diam: Kepala SPPG mendapat notifikasi sekali untuk memutuskan (batalkan lewat Koreksi bila memang tidak bertugas).
v2.14.0 — Jadwal Giliran banyak orang & cadangan
03 November 2026
- Jadwal Giliran: satu tanggal kini bisa diisi banyak orang. Jadwal diisi lewat tabel centang (anggota × hari) dengan hitungan berangkat/target per hari; Salin dan Putar pekan lalu tetap ada.
- Pengaturan slot: jumlah berangkat per hari dan siapa yang boleh menggantikan — cadangan slot ini saja (bawaan), cadangan dulu lalu Relawan Pengganti setelah N menit dari jam masuk, atau siapa saja yang datang duluan.
- Anggota yang tidak dicentang menjadi cadangan (tidak dihitung tidak hadir). Bila ada anggota terjadwal yang tidak datang, cadangan scan di Security lalu memilih anggota yang digantikan; dibayar sesuai hari kerja dan tercatat di Rekap Pengganti.
- Rekap Presensi (filter Libur terjadwal) menandai cadangan beserta tautan WhatsApp-nya untuk dihubungi manual.
v2.13.2 — Poster QR Buku Tamu baru
28 Oktober 2026
- Poster QR pos Security didesain ulang: kepala biru bergelombang dengan logo, QR berbingkai bidik "PINDAI DI SINI", tiga langkah bergambar angka, dan kaki berisi ucapan terima kasih — semua rata tengah dan pas satu halaman A4.
v2.13.1 — Menu Relawan lebih ringkas
28 Oktober 2026
- Daftar Relawan: baris atas kini hanya kotak cari, tombol Filter (panel dropdown berisi status, divisi, jenis kelamin, foto, keaktifan — angka menunjukkan jumlah filter aktif), pilihan urutan, dan Kartu/Tabel. Tombol Tambah, Impor, Kelengkapan & Unduh pindah ke baris bawah.
- Urutkan relawan: per divisi (bawaan), nama A–Z / Z–A, tanggal masuk terbaru / terlama, atau ID. Tampilan Tabel mendapat kolom Tanggal masuk.
- Filter yang sedang dipakai tampil sebagai chip di atas daftar; klik ✕ untuk menghapusnya.
v2.13.0 — Sanksi, Teladan & sertifikat
27 Oktober 2026
- Rekap poin bulanan: kolom Penanda berisi usulan sanksi sesuai Pedoman Bagian 6 (kategori, tidak hadir rapat 2×/3× dalam 3 bulan, merokok 3×, pelanggaran berat, melanggar lagi saat SP berlaku → naik tingkat), usul turun status (Evaluasi 2 bulan berturut-turut / SP2; relawan berjabatan tidak pernah), syarat naik status pengganti → tetap, dan Teladan 2× dalam 3 bulan.
- Tab baru Sanksi: Kepala menetapkan teguran lisan, teguran tertulis, SP1, SP2, SP3 (formulir terisi otomatis dari penanda). Surat PDF ber-kop untuk teguran tertulis & SP dengan tanda tangan Kepala dan yang bersangkutan. SP1/SP2 berlaku 3 bulan dan berakhir otomatis; SP3 hanya usulan berhenti. Bisa dicabut dengan alasan.
- Tetapkan rekap kini sekaligus memilih Relawan Teladan (calon 3 besar ≥ 120 sudah tercentang) dan satu Relawan Pengganti Teladan (calon: hari tugas terbanyak tanpa poin minus).
- Sertifikat Penghargaan PDF (A4 mendatar, QR verifikasi) untuk Teladan & Pengganti Teladan; relawan bisa mengunduh sertifikatnya sendiri di Poin Saya, dan melihat teguran/SP miliknya.
v2.12.0 — Izin pulang awal, sidak higiene & cadangan email
27 Oktober 2026
- Izin pulang awal: relawan mengajukan dari aplikasi (Profil → Izin pulang awal), Kepala menyetujui (boleh mengubah jam) atau menolak di menu baru Izin Pulang Awal, atau memberi izin langsung.
- Scan pulang lebih awal di HP Security: hijau "Izin disetujui" (sah, tanpa poin), merah besar "TIDAK ADA IZIN PULANG AWAL" (pulang tetap dicatat, Kepala langsung diberi tahu, usulan −15 poin), atau "Pulang karena sakit" (tanpa poin, Kepala diberi tahu).
- Sidak higiene & APD acak oleh Head Chef, Asisten Lapangan (semua divisi), dan koordinator divisi (divisinya sendiri) dari aplikasi: 8 butir (masker, sarung tangan, celemek, penutup rambut, kuku, perhiasan, sepatu, badan sehat). Temuan APD → usulan −3 poin (maks. sekali sehari); "tidak sehat" → tanpa poin, Kepala diberi tahu. Laporan di menu Sidak Higiene.
- Cadangan database otomatis setiap hari setelah laporan harian (pukul 13.00): dikunci password, dikirim ke email, disimpan 14 hari di server. Atur di Integrasi → Cadangan otomatis.
v2.11.0 — Rekap pengganti, rapat eksternal & tindak lanjut
27 Oktober 2026
- Relawan Pengganti → tab baru "Rekap per pengganti": berapa kali benar-benar masuk pada periode, total sejak bergabung, divisi yang diisi, siapa yang digantikan, dan tanggal terakhir masuk; unduh Excel. Halaman detail relawan pengganti menampilkan "Sudah masuk … kali".
- Rapat Eksternal: peserta internal dipilih manual (otomatis diundang, poin tetap berlaku untuk relawan) dan tamu dari luar diketik Kepala/notulis (nama, jabatan, instansi, no. HP) — tanpa poin, tanpa undangan; tercetak terpisah di PDF.
- Tindak lanjut rapat dipantau: penanggung jawab bisa dipilih dari peserta, diingatkan H-1 sebelum tenggat dan diberi tahu bila lewat tenggat (Kepala juga). Halaman baru "Tindak lanjut" untuk menandai selesai / membuka lagi; status ikut tercetak di PDF notulensi.
- Perbaikan: Excel Analitik gagal diunduh bila ada relawan pengganti yang bekerja pada periode itu.
v2.10.0 — Rapat & Notulensi
27 Oktober 2026
- Menu baru Rapat & Notulensi (khusus Kepala SPPG): Rapat Evaluasi Relawan (peserta semua relawan tetap) dan Rapat Staf (relawan berjabatan + staf di ID Card Staf). Peserta terisi otomatis dan bisa ditambah/dikurangi sebelum rapat dimulai.
- Undangan lewat aplikasi + WhatsApp, pengingat H-1 pukul 16.00 dan 1 jam sebelum mulai; perubahan jadwal dan pembatalan diberitahukan.
- Menu Rapat Saya di aplikasi relawan: undangan, status kehadiran, dan pengajuan izin tidak ikut (alasan + foto bukti) paling lambat sehari sebelum rapat; Kepala menyetujui/menolak.
- Kehadiran lewat Halaman Scan (mode rapat, dibuka 30 menit sebelum mulai): QR ID Card relawan, QR kartu staf, atau ID/NIK. Kepala bisa menandai hadir manual dengan alasan.
- Tutup rapat: kehadiran dikunci dan usulan poin dibuat — tepat waktu +5, tidak hadir tanpa izin sah −10 (disetujui di Poin & Pelanggaran).
- Notulensi (pembahasan per agenda, keputusan, tindak lanjut, catatan, foto dokumentasi) — tidak tampil di aplikasi relawan. Unduh PDF notulensi ber-kop (FRM-SDM-02) dan Excel daftar hadir.
v2.9.1 — Analitik Kehadiran baru
25 Oktober 2026
- Halaman Analitik Kehadiran ditata ulang: pilihan periode cepat (7 hari, 30 hari, bulan ini, bulan lalu), kartu angka dengan pembanding periode sebelumnya, ringkasan otomatis dalam kalimat, grafik tren harian, dan kartu per divisi berwarna.
- "Perlu perhatian" kini merinci tidak hadir, digantikan, dan terlambat per relawan (klik nama ke detail relawan); bagian pengganti menampilkan siapa yang paling sering digantikan dan siapa yang digantikan tiap pengganti.
- Unduh Excel seluruh isi analitik (ringkasan, per divisi, per relawan, per hari, pengganti).
- Perbaikan angka: jadwal hari ini yang presensinya belum ditutup tidak lagi ikut menurunkan persentase; hari kerja pengganti hanya dihitung bila penggantinya hadir; bar "Ketidakhadiran per hari" tidak lagi digambar dua kali lipat.
v2.9.0 — Pedoman wajib disetujui
25 Oktober 2026
- Menu baru Pedoman Relawan: isi Pedoman Reward & Punishment di dalam HRIS (bisa disunting), "Terbitkan & kirim pengumuman" ke seluruh relawan (aplikasi + WhatsApp bertahap) dengan tanggal mulai wajib.
- Relawan yang belum menyetujui diarahkan ke halaman Pedoman saat membuka aplikasi; tombol setuju aktif setelah dibaca sampai akhir. Persetujuan dicatat dengan jam, IP, dan perangkat. Relawan baru otomatis mendapat halaman ini.
- Mulai tanggal wajib, relawan yang belum menyetujui (atau belum punya akun login) tidak bisa check-in — HP Security menampilkan alasannya; sebelumnya hanya peringatan. Check-out, scan offline, dan Catat hadir tidak dihalangi.
- Laporan persetujuan (sudah / belum / belum punya akun login), unduh Excel, dan tombol "Ingatkan yang belum". Perubahan besar lewat "Terbitkan versi baru" mewajibkan setuju ulang; perbaikan kecil tidak.
- Poin & Pelanggaran: halaman Jenis kejadian dirapikan (dikelompokkan, kolom sejajar) dan pemilih relawan baru (cari, per divisi, pilih semua, chip terpilih).
v2.8.0 — Catatan poin pelanggaran & penghargaan
25 Oktober 2026
- Menu baru Poin & Pelanggaran (Pedoman Reward & Punishment): Kepala SPPG mencatat poin plus/minus dari daftar jenis kejadian — poin tidak bisa diketik bebas, poin minus wajib disertai bukti (foto, saksi, atau keterangan), satu kejadian bisa untuk beberapa relawan.
- Usulan poin otomatis dari presensi: terlambat melewati toleransi −5, relawan pengganti tepat waktu +3, serta di awal bulan hadir penuh +10 dan tanpa temuan higiene +5 — baru dihitung setelah disetujui Kepala; ditahan bila presensinya dilaporkan salah scan.
- Laporan pelanggaran dari relawan dan Security ("CCTV") dengan foto/saksi; nama pelapor hanya terlihat Kepala SPPG. Laporan rokok terbukti: terlapor −10, pelapor +5; laporan palsu −10.
- Relawan melihat Poin Saya (poin, kategori, bukti) dan bisa mengajukan banding maksimal 3 hari; Kepala diingatkan bila banding belum diputus.
- Rekap poin bulanan (Lampiran B) PDF & Excel dengan kategori dan calon Teladan; Tetapkan rekap mengunci bulan itu dan menyimpan riwayat kategori.
- Data relawan: kolom Jabatan (Head Chef / Asisten Lapangan).
v2.7.0 — Lupa password lewat WhatsApp
24 Oktober 2026
- Halaman masuk punya tautan "Lupa password?": relawan mengisi email atau nomor WA, kode 6 angka dikirim langsung ke WhatsApp yang tercatat di data relawan, lalu relawan membuat password baru sendiri.
- Pengaman: kode berlaku 10 menit & sekali pakai, maksimal 5 kali salah, maksimal 3 kode per jam per akun; halaman tidak memberi tahu apakah sebuah email/nomor terdaftar; relawan mendapat WA pemberitahuan setelah password diganti; semua tercatat di Audit Log.
- Reset password oleh Kepala SPPG: password sementara langsung dikirim ke WhatsApp relawan (tidak perlu dicatat). Bila nomor WA belum diisi, password tampil sekali di layar seperti sebelumnya.
- Kode dan password sementara disamarkan dari riwayat WhatsApp di menu Integrasi setelah terkirim.
v2.6.3 — Daftar Relawan tampilan kartu
24 Oktober 2026
- Menu Relawan kini tampil berupa kartu: foto, nama, status keaktifan, divisi, tanggal masuk, ID, akun login, email & WhatsApp, serta tombol Edit / Lihat dan menu ⋮ (ID Card, Foto).
- Tampilan tabel lama tetap tersedia lewat tombol "Tabel"; filter, centang, cetak/unduh ID Card, dan kirim WhatsApp terpilih bekerja di kedua tampilan.
v2.6.2 — Pengganti bisa mengisi shift berikutnya
21 Oktober 2026
- Perbaikan: relawan pengganti yang sudah check-out (mis. Pengolahan pagi) kini bisa langsung menggantikan shift hari operasional berikutnya (mis. Persiapan 20.00) — tidak lagi tertahan "sudah check-in dan check-out".
- Pengaman: setiap relawan hanya bisa satu shift per hari operasional; shift di hari operasional yang sudah dikerjakan tidak ditawarkan.
v2.6.1 — Insentif terhitung sejak check-in
19 Oktober 2026
- Relawan yang sudah check-in (termasuk "Sedang Bekerja" / belum check-out, scan offline, atau dicatat Kepala) langsung terhitung insentifnya — di periode terbuka, slip sementara, dan saat finalisasi.
- Insentif tidak dihitung hanya bila presensi dibatalkan atau pulang awal ditolak / masih menunggu review.
v2.6.0 — Slot bergilir (Jadwal Giliran)
16 Oktober 2026
- Satu slot kerja bisa diisi beberapa relawan bergiliran (mis. Kebersihan: A Sen–Rab, B Kam–Jum). Kepala SPPG mengatur petugas per tanggal di menu Jadwal Giliran, dengan "Salin" / "Putar dari pekan lalu".
- Anggota yang bukan gilirannya: libur (giliran) — tidak dihitung tidak hadir, ditolak saat scan, tidak diingatkan, tidak bisa digantikan.
- Tukar giliran dicatat Kepala SPPG dengan mengganti nama di tanggalnya; giliran yang sudah dipakai check-in terkunci.
- Anggota slot bergilir tidak bisa menjadi koordinator. Relawan melihat jadwal gilirannya di beranda aplikasi.
v2.5.2 — Batalkan periode & tampilan lebih rapi
16 Oktober 2026
- Insentif & Pembayaran: periode yang salah dibuat bisa dibatalkan (dengan alasan). Presensi & insentif harian tetap utuh; periode terkunci dibuka otomatis; periode yang sudah dibayar tidak bisa dibatalkan.
- Form buat periode: tanggal "Sampai" hanya muncul untuk periode kustom, dan rentang periode ditampilkan sebelum disimpan.
- Tampilan dirapikan: kartu lipat (judul & panah sebaris), pilihan centang di halaman Sholat & Motivasi, ringkasan Laporan berupa kotak angka, kolom ID/jam tidak terpotong.
v2.5.1 — Isian profil lengkap
15 Oktober 2026
- Form "Ubah data diri" relawan kini memuat semua isian yang dicek kelengkapannya: Jenis kelamin, Alamat, dan Email (selain yang sudah ada). Ganti email = ganti email login setelah disetujui.
- Form relawan di sisi Kepala SPPG ditambah Alamat; label "Nama orang tua" menjadi "Nama ibu kandung".
- Perbaikan: kolom yang tidak dikirim form tidak lagi dianggap dikosongkan pada pengajuan ubah data.
v2.5.0 — Sholat & motivasi, kelengkapan data, identitas PDF
15 Oktober 2026
- Pengingat sholat 5 waktu (kriteria Kemenag, lokasi Grinting) untuk relawan yang sedang bertugas; relawan bisa mematikannya di profil. Penanda "waktu sholat" di Dashboard & HP Security.
- Kumpulan quote pengingat/penyemangat: kirim sekarang atau otomatis tiap hari bergiliran.
- Nomor pengirim WhatsApp massal (opsional) dengan antrean sendiri untuk pesan sholat & quote.
- Kelengkapan data relawan: daftar isian kosong, pengingat (aplikasi + WA), isian wajib bisa diatur, banner di beranda relawan.
- Unduh data relawan kolom pilihan (Excel .xls / CSV); unduhan kolom sensitif tercatat di Audit Log.
- PDF: blok identitas dokumen (label : isi) dan kotak angka ringkasan di bawah kop — laporan, bukti peminjaman, slip.
v2.4.1 — Catat hadir & mode offline
15 Oktober 2026
- Rekap Presensi: Kepala SPPG bisa mencatat HADIR untuk relawan yang tidak sempat scan (satu atau beberapa sekaligus), dengan alasan & jam masuk/pulang.
- HP Security: bila WiFi/sinyal mati, pemindaian disimpan di HP beserta jamnya dan dikirim otomatis saat online (ditandai "scan offline").
v2.4.0 — Integrasi WhatsApp dari aplikasi
14 Oktober 2026
- Layanan WhatsApp (Digisara WA, Fonnte, atau gateway lain berformat Fonnte) diganti & disambungkan sendiri di menu Integrasi, tanpa mengubah server.
- Pesan uji (teks + gambar) wajib berhasil sebelum layanan baru disimpan; bila gagal, layanan lama tetap dipakai.
- Token tersimpan terenkripsi dan tidak pernah ditampilkan ulang; nomor WA Kepala & jeda antar pesan juga diatur dari aplikasi.
- Pesan yang sedang antre otomatis dikirim lewat layanan yang aktif; mode "Matikan WhatsApp" menghentikan WA tanpa mematikan notifikasi aplikasi.
v2.3.2 — Perbaikan bonus koordinator
13 Oktober 2026
- Bonus koordinator mengikuti koordinator yang berlaku pada hari operasional, bukan saat scan masuk — shift H-1 (mis. Persiapan) yang check-in sebelum koordinator ditetapkan kini tetap mendapat bonus.
- Daftar divisi menampilkan bonus koordinator per hari (merah bila Rp0).
v2.3.1 — Nama HRIS & perbaikan poster QR
13 Oktober 2026
- Nama aplikasi menjadi HRIS SPPG, nomor versi tampil di aplikasi beserta riwayat perubahannya.
- QR verifikasi dokumen selalu di pojok kanan bawah setiap halaman PDF; blok tanda tangan memakai lebar penuh.
- Poster QR Buku Tamu bisa dicetak di hosting tanpa ekstensi libxml.
v2.3.0 — Akun Staf & Buku Tamu Digital
- Akun Staf (titipan sales & peminjaman yang disetujui).
- Buku Tamu: sales, peminjaman barang (kode PJM + WhatsApp + pengingat), kunjungan dinas; diisi Security atau tamu lewat QR di pos.
- Bukti peminjaman/pengembalian PDF dan Laporan Buku Tamu.
v2.2.0 — Laporan, tanda tangan & QR verifikasi
- Laporan PDF A4 tegak dengan kolom inti, tabel selebar kop, berbasis hari operasional.
- Penanda tangan per dokumen berdasarkan jabatan, ganti sementara (Plh./a.n.).
- QR verifikasi keaslian dokumen.
v2.1.0 — Shift, Jaga Libur & Peralihan
- Beberapa shift dalam satu divisi dan penggabungan divisi.
- Jadwal Jaga Libur pada Hari Libur Operasional.
- Peralihan relawan sementara / permanen.
v2.0.0 — Hari operasional
- Hari operasional = hari distribusi; shift mulai 14.00 ke atas masuk hari operasional berikutnya.
- Jenis kelamin dari NIK, hapus/arsip divisi dan relawan.
v1.0.0 — Rilis awal
- Presensi QR, relawan pengganti, insentif & pembayaran, ID Card, laporan, pengingat dan WhatsApp.